Что взять в командировку

Перед людьми, отправляющимися в командировку, часто встает вопрос: а что с собой взять? Много вещей не увезешь — будет большой и тяжелый багаж, это неудобно, особенно если потом придется переезжать с места на место. Но, если что-то важное не взять, обходиться без этого будет трудно. В итоге придется терпеть дискомфорт или покупать оставленное дома на месте, что сопряжено с затратами.

При подготовке в командировку важно правильно выбрать и забронировать отель, а также позаботиться о выгодных билетах на поезд или самолет. В этом помогут специальные сервисы бронирования. В частности, с промокодами Яндекс Путешествия вы сможете выбрать подходящий вариант размещения по оптимальной стоимости. В дополнение, зайдите на специальную страницу Промокод-Палас и получите уникальные купоны.

Подготовка к командировке

Подготовка к командировке — это в первую очередь сборы. Но они окажутся неэффективными, если что-то забыть или упустить. Поэтому перед ними нужно составить список вещей, которые планируется взять с собой в поездку.

Составление списка вещей

Список вещей формируется исходя из следующего:

• Время поездки. Чем дольше командировка, тем больше надо брать вещей.

• Нюансы переезда. От них напрямую зависит тип багажа, поэтому их тоже надо учитывать. Пример — тип транспорта.

• Проживание. Важно, где будет жить командированный сотрудник. В отеле одни условия, в корпоративной квартире — совсем другие.

• Погодные условия. Стоит узнать, какая температура будет в пункте назначения, и взять одежду исходя из полученных данных.

• Особенности командировки. Для работы в офисе понадобится один набор вещей, для чего-то более активного — совсем другой.

Еще нужно учесть потенциальные затраты и исходя из этого выделить деньги для поездки. Конечно, это должна делать организация-работодатель, но часто она платит командировочные по окончании командировки или выдает сумму, не покрывающую все расходы. Поэтому всегда надо иметь некий стратегический запас средств, с помощью которых можно купить все нужное вдали от дома.

Основные вещи, которые стоит взять в командировку

Есть вещи, без которых невозможно обойтись. В их число входят:

• документы;

• одежда;

• техника и электроника;

• средства личной гигиены и медикаменты.

Если предстоит долгая поездка на транспорте, то еще будут нужны продукты питания и вода.

Документы

Если переезд в пределах Российской Федерации, с собой должны быть следующие документы:

• национальный паспорт;

• билеты;

• данные о бронировании гостиницы;

• список рабочих адресов и телефонов;

• командировочные документы.

Если по работе понадобится управлять автомобилем, также будут нужны водительские права. На всякий случай нужно взять медицинский полис и СНИЛС — они могут понадобиться, если командированный заболеет и ему придется обращаться за медицинской помощью.

Если сотрудник едет за пределы страны, нужно взять бумаги для посещения иностранного государства. Это заграничный паспорт и виза, если между РФ и страной назначения установлен визовый режим.

ВНИМАНИЕ! Перед отъездом лучше сделать 2–3 ксерокопии паспорта, других важных документов и положить их в разные места. Если какая-либо бумага потеряется, то копии помогут в такой неприятной ситуации.

Одежда

Перед отъездом нужно выяснить, какая погода ожидается в пункте назначения, а затем собрать пакет одежды исходя из этих данных. Если говорить о стандартном наборе для летнего времени, он должен включать следующее:

• 1–2 деловых костюма;

• 3–4 рубашки;

• домашнюю одежду для отеля/квартиры;

• нижнее белье и носки.

Этот перечень — для офисных работников. Если работа связана с исполнением других обязанностей (стройка, сельское хозяйство, геологоразведка), то набор одежды нужно подбирать исходя из конкретных условий и ситуации.

При себе лучше иметь компактный утюг или хотя бы отпариватель. В ходе поездки наверняка придется стирать вещи, в результате они помнутся и понадобится глажка. Принадлежности для нее можно попросить в отеле, но не факт, что они будут. Поэтому лучше захватить их с собой.

При формировании набора одежды нужно учитывать, будет ли возможность стирки. Если нет, то комплект надо увеличить исходя из срока пребывания в командировке так, чтобы всегда можно было переодеться.

Не надо брать с собой много обуви. Достаточно 1–2 пар по сезону и сменной для гостиницы. Также может понадобиться легкая сменка для офиса. Если планируется работа в специфических условиях, нужно позаботиться об обуви для них.

ВНИМАНИЕ! Не стоит брать туфли, которые ранее никогда не надевались. Они могут отклоняться от размера или быть неразношенными — это доставит невероятный дискомфорт при ношении.

Техника и электроника

Помимо смартфона, нужно захватить технику, которая понадобится для работы. Это может быть ноутбук, планшет или другие устройства, здесь все зависит от конкретной ситуации. Исключение — случай, когда работодатель сам предоставляет всю электронику.

При сборе багажа не надо забывать о дополнительных аксессуарах для гаджетов, чтобы не искать их потом. Например, если планируется взять ноутбук, обязательно надо позаботиться о наличии зарядника к нему.

Желательно, чтобы при перевозке техника была в чехлах — они помогут предохранить ее от механических повреждений во время транспортировки. Это особенно актуально, если багаж перед поездкой потребуется сдать в багажное отделение и не получится визуально контролировать. Впрочем, форс-мажоры бывают, даже если везти вещи около себя, поэтому лучше перестраховаться даже в таких ситуациях.

Лишнюю электронику, предназначенную только для развлечения, лучше не брать (например, портативную игровую приставку). Это целесообразно только при длительной поездке, когда планируется долгое нахождение в чужом городе, вне дома. В противном случае такая техника только утяжелит и увеличит багаж.

Личная гигиена и лекарства

С собой надо взять гигиенические принадлежности:

• мыло;

• шампунь;

• зубную щетку и пасту;

• принадлежности для бритья;

• расческу;

• дезодорант;

• обычные и влажные салфетки.

Женщинам также понадобится косметика: макияж, кремы.

ВНИМАНИЕ! Если планируется проживание в гостинице, нужно уточнить, что из гигиенических принадлежностей она предоставляет. Стандартный набор в большинстве отелей — мыло, полотенце и шампунь.

Если поездка будет недолгой, часть средств личной гигиены лучше купить на месте. Это не потребует больших затрат, но место в сумке или чемодане точно сэкономит. Например, если командировка продлится 4 дня, можно приобрести 3–4 одноразовых пакетика с шампунем, а не везти с собой целый тюбик, занимающий лишнее место и делающий багаж тяжелее. Ведь его точно не получится использовать целиком.

При себе обязательно должна быть аптечка. В нее надо включить медикаменты на случай разных непредвиденных ситуаций:

• Обезболивающие. Самый простой вариант — анальгин. Поможет в случае головной или другой боли.

• Антисептики. Пригодятся при получении ссадины, пореза. Подойдут йод, зеленка, хлоргексидин.

• Средства от ОРЗ. В командировке всегда есть риск заболеть простудой, поэтому в аптечке должны быть лекарства от нее (противовирусные, жаропонижающие препараты).

• Средства от расстройства ЖКТ. В поездке может возникнуть расстройство пищеварения, поэтому нужно иметь с собой медицинские препараты от изжоги, диареи, диспепсии (мезим, лоперамид, активированный уголь и другие).

• Успокаивающие средства. Они помогут снять стресс после работы, переезда, а также быстро заснуть на новом месте. Самое простое и безвредное — обычный экстракт валерианы.

Также в походную аптечку можно включить пластырь, бинт вату — на случай получения травмы.

Все перечисленное — базовый набор, подходящий большинству людей. Медикаменты надо подбирать индивидуально, исходя из особенностей организма, конкретной ситуации. Нужно учитывать наличие хронических заболеваний — если они есть, то командировочная аптечка должна содержать медицинские средства для их лечения.

Продукты питания и вода

Если планируется долгий переезд до пункта назначения без остановок по пути, нужно захватить воду и продукты питания, чтобы подкрепиться в дороге. Надо предпочесть пищу, которая может храниться много времени и не портиться:

• копчености;

• вареные яйца;

• консервы;

• пресервы.

На месте надо исходить из условий проживания. Если это гостиница, то завтрак (а иногда даже обед) входит в цену номера. Все остальное — за отдельную плату. Если срок проживания в отеле недолгий и нужно сэкономить, то можно воспользоваться захваченной из дома едой. При длительной командировке придется питаться в кафе — вряд ли удастся сохранить продукты.

Проблема гостиничных номеров в том, что в них нельзя готовить. Обычно они снабжаются электрическим чайником и микроволновой печью, другого кухонного оборудования (как и самой кухни) в них нет. При выборе еды с собой надо учитывать этот момент и брать только то, что можно разогреть в микроволновке.

Другое дело, если для проживания предоставляют корпоративную квартиру, где можно самому готовить. В этом случае увеличивать багаж за счет продуктов — плохая идея. Лучше купить ингредиенты или полуфабрикаты на месте и приготовить из них что-нибудь на кухне. Это освободит много места в багаже.

Советы по упаковке вещей

Вещи можно перевозить:

• В дорожной сумке. Благодаря экономичности и вместимости это самый распространенный способ. Но у него есть минусы. Из-за мягкости сумки вещи внутри могут помяться, а хрупкие — повредиться или сломаться.

• В чемодане. Благодаря жесткому корпусу он надежно защищает перевозимое, но имеет большой вес и не очень удобен в транспортировке.

• В сумке на колесиках. При жесткости чемодана она обладает большим удобством. Главный минус способа — из-за выпирающей ручки и колес может не поместиться в узкое багажное отделение (например, на междугородном автобусе).

• В рюкзаке. Удобный способ, но подходит только при малом количестве вещей.

Важна не только сумка, но и правильная упаковка перевозимого внутри — она сэкономит место и сохранит перевозимое. Разные вещи нужно упаковывать по-разному.

Методы упаковки вещей

Есть несколько методов упаковки. У каждого свои плюсы, минусы, специфика, поэтому универсального нет.

Целлофановые пакеты

Этот способ подойдет для одежды. Прозрачные целлофановые пакеты защитят ее от пыли, грязи и влаги. Они достаточно прочные, поэтому порвать их трудно. Это гарантирует сохранность содержимого.

Разные предметы одежды лучше раскладывать в разные пакеты. Например, рубашки — в один, а носки и нижнее белье — в другой, брюки — в третий. Это поможет рассортировать вещи, предотвратит их излишнее сминание. А еще защитит в случае форс-мажорной ситуации. Например, если в сумке что-то пролилось, испачкается содержимое одного пакета, на остальные влага вряд ли попадет.

Пластиковые контейнеры

Небольшие пластиковые контейнеры хорошо подходят для транспортировки лекарств, средств личной гигиены и косметики. Такая тара защищает их от механических повреждений и предохраняет от пыли. Воду она пропускает, но только если ее будет очень много, поэтому также защитит содержимое от нескольких капель влаги.

Пакет с зиплоком

Этот способ упаковки используют для вещей, которые надо надежно сохранить от воздействия влаги, — в первую очередь документов и денег. Если это важные бумаги, порча которых недопустима, лучше запаковать их в два пакета сразу. Если вода сумеет преодолеть один, на ее пути все еще останется преграда.

ВНИМАНИЕ! Лучше помещать документы и деньги в ручную кладь, которая будет оставаться с пассажиром во время поездки. Это снижает риск их порчи, утраты, а еще позволит не упаковывать их тщательно.

Стретч-пленка

В нее можно завернуть продукты питания, взятые с собой. А кроме них — любые твердые предметы. При необходимости стретч-пленку используют вместо зиплоков для важных бумаг, обернув их несколькими слоями упаковочного материала. В плане защиты от влаги это даже надежнее.

Как эффективно организовать пространство в багаже

Итак, вещи собраны. Осталось уложить их в чемодан или сумку. Но это бывает непросто, особенно если емкость для транспортировки багажа имеет небольшие размеры. Вот несколько советов, которые помогут организовать пространство:

• Текстиль можно складывать в рулоны. Такое лучше делать с полотенцами и предметами одежды, которые не требуется гладить (нижнее белье, носки). Это уменьшит их объем и освободит дополнительное место в багаже.

• Для мнущейся одежды можно использовать пачки. Ее нужно сложить дважды или трижды, чуть спрессовать, а затем разместить в чемодане или сумке. Это минимально сомнет вещи — на них останется несколько линий, которые легко устранить утюгом без полной глажки. Так можно поступать с футболками, брюками, рубашками.

• Мелочи лучше помещать в углы чемодана. Также можно складывать их вдоль стенок. Главное, чтобы они плотно прилегали к сумке. Это высвободит немного пространства для других вещей.

ВНИМАНИЕ! Тяжелые предметы лучше класть на дно. Это предотвратит повреждение остального багажа из-за их большого веса.

Если что-то не помещается в сумке, нужно проинспектировать ее содержимое. Наверняка внутри есть пустые пространства, после удаления которых высвободится дополнительное место. Чтобы устранить его, надо переложить предметы. Но, если с самого начала делать все правильно и руководствоваться рекомендациями выше, проблем возникнуть не должно.

Не нужно набивать сумку или чемодан до отказа. Если молния застегивается с трудом, она может разойтись под нагрузкой. Это чревато потерей перевозимого, особенно если человек не контролирует свою кладь и она передвигается в багажном отделении. Если вещи влезают с трудом, лучше взять отдельную сумку для того, что плохо помещается в основную. Поскольку багаж небольших размеров можно перевозить в салоне автобуса или самолета, к затратам такое решение не приведет.

Предметы для разных видов командировок

При сборе вещей для командировки нужно учитывать ее специфику. Багаж для разных условий будет отличаться. Например, если планируется поездка в регион с жарким климатом, надо брать одно, а если командируют на север — совсем другое.

Вещи для командировок в жаркие страны

В странах с жарким климатом жара доставит много неудобств, если не подготовиться к поездке должным образом. Вот что понадобится с собой взять, чтобы не мучиться от жары под палящими лучами южного солнца:

• Легкая продуваемая одежда. В идеале для мужчин — шорты, а для женщин — короткие юбки. Если надо придерживаться делового стиля, то лучше взять больше льняных вещей, хорошо впитывающих влагу и продувающихся воздухом. Одежда должна быть свободного кроя, просторная — в таких вещах гораздо легче переносить жару. Не надо забывать о головном уборе — без него под южным солнцем можно получить тепловой удар.

• Солнцезащитные средства. На юге даже сравнительно непродолжительное пребывание под палящим солнцем может привести к излишнему загару, покраснению или даже солнечному ожогу. Чтобы избежать таких неприятных последствий, кожу надо защищать. Это делается с помощью средств, предохраняющих ее от солнечных лучей. Их наносят на открытые участки перед выходом из помещения.

• Легкая обувь. Лучше взять туфли из натуральных материалов. Для мужчин подойдут перфорированные — в них хорошо проникает воздух. Для женщин — максимально открытые. Если дресс-код отсутствует, можно надеть любую подходящую обувь — главное, чтобы она была удобной и в ней не было жарко.

Если планируется командировка в тропические регионы, надо взять с собой средство от насекомых — там много москитов, особенно в вечернее время. Конечно, на окнах в южных широтах всегда есть антимоскитные сетки, но они защищают не на 100%, да и на улицу вечером выходить все равно придется.

Если рядом море, стоит взять плавки или купальник. Наверняка захочется искупаться или позагорать в свободное от работы время. Будет обидно, если под рукой не окажется вещей, в которых можно это сделать.

Вещи для командировок в холодные страны

Для командировок в холодные регионы нужен особый набор вещей. Вот что надо взять с собой в дорогу:

• Теплая верхняя одежда. Зимой лучшее решение — плотный пуховик с капюшоном. В другое время года вещи подбираются исходя из погодных условий, прогнозируемых ко времени прибытия в регион. При длительной поездке лучше взять с собой одежду для нескольких смежных сезонов.

• Теплая повседневная одежда. В северных регионах может быть холодно даже в теплых отапливаемых помещениях, а на улице можно замерзнуть, если не надеть что-то плотное под куртку.

• Теплая обувь. Лучше всего подойдут модели из кожи или замши с подкладкой из натурального меха. В мороз они согревают лучше всего и позволяют долго находиться на холоде, не испытывая дискомфорт.

• Средства от холода. Мороз вызывает раздражение и покраснение кожи, от него могут растрескиваться губы. Чтобы избежать этого, нужно пользоваться специальной защитной косметикой.

Если планируется командировка в районы Крайнего Севера в летнее время, нужно позаботиться о защите от насекомых. С мая по сентябрь в таких регионах очень много комаров и мошек, которых называют гнусом. Они могут сохранять активность в течение всего светового дня, а антимоскитные сетки не всегда от них защищают. Без репеллентов в таких условиях не обойтись.

Вещи для командировок, связанных с активностью

Некоторые командировки связаны с активными действиями, например посещением строительных объектов, находящихся за пределами городских поселений, геологической разведкой. В них надо брать специфические вещи:

• Небольшая дополнительная сумка. Она понадобится при выходе на объекты или территорию.

• Плотная одежда. Надо брать такую, которая не порвется от механических нагрузок.

• Прочная обувь. Она тоже должна хорошо выдерживать нагрузки и не промокать.

Если при выходе на объекты или территорию понадобится брать с собой документы, дорогую технику, в поездку нужно взять специальные непромокаемые кейсы, пакеты — они предохранят вещи от воздействия влаги. Если такой упаковки не нашлось, можно воспользоваться подручными материалами, например завернуть бумаги и девайсы в пищевую пленку.

Ошибки, которых стоит избегать при сборах в командировку

Наиболее распространенными ошибками, связанными со сборами в командировку, являются:

• перепаковка уже упакованных и уложенных в сумку предметов;

• забывание вещей, которые потребуются во время поездки;

• комплект предметов, который не соответствует условиям командировки.

Часто эти ошибки дополняют друг друга. Но даже одна из них осложнит жизнь командированному сотруднику, поэтому стоит следить, чтобы их не возникало. Специальных навыков и способностей для этого не нужно — достаточно внимательности и тщательного планирования.

Перепаковка

Бывают ситуации, когда все уже упаковано и уложено в чемодан или сумку, но тут возникает мысль: а вдруг что-то не так? Вдруг что-то плохо упаковано? Под давлением сомнений человек открывает багаж, проверяет вещи, действительно находит изъян и перепаковывает отдельные предметы.

Вроде бы все нормально. Но на самом деле нет — уложить все обратно зачастую сложно. Особенно если в сумке действительно много вещей. В результате перекладывания и перепаковывания отнимают много времени, которое можно было бы потратить с большей пользой. И хорошо, если такие манипуляции производятся заблаговременно до отъезда. А что, если их выполняют за час-полтора до отбытия поезда? Тогда возникает вполне реальный риск опоздания.

Поэтому даже если вспомнилось, что что-то уложено не так, не стоит переделывать. Пусть лучше останется как есть. Исключение — случай, когда вещь размещена в верхней части чемодана или сумки и, чтобы ее достать, не придется извлекать все остальное.

Забывание важных вещей

Если забыть что-то важное, командировка доставит только неприятные эмоции. Например, если не взять солнцезащитные средства перед поездкой в жаркие регионы, первая же прогулка под солнцем может обернуться солнечным ожогом. И не надо думать, что ее получится избежать, — ситуации бывают разные, в том числе форс-мажорные.

Обычно забытые предметы можно купить на месте, но это сопряжено с затратами. Их размер определяется тем, что именно забыли. Одно дело, когда это солнцезащитное средство, как в примере выше, — оно стоит недорого. И другое, если речь идет о теплой зимней обуви при поездке в северные районы, — за качественные непромокаемые морозостойкие ботинки придется отдать немаленькую сумму.

Несоответствие вещей условиям командировки

Эта, на первый взгляд, очевидная ошибка встречается часто. В теплые регионы часто берут слишком плотную одежду, а в холодные — легкую. Такие оплошности чреваты не только дискомфортом, но и проблемами со здоровьем, например простудой. Хорошо, если в командировке при такой ошибке придется работать в основном в офисе. А что делать, если понадобится куда-то выезжать? Единственное решение — покупать нужные вещи на месте, что опять-таки повлечет лишние траты, причем порой весьма существенные.

Общие рекомендации по сборам в командировку

Вот еще несколько общих рекомендаций, которые помогут собраться в командировку, взять с собой все, что необходимо в поездке, и избежать проблем:

• В чемодане можно использовать разделители. В их роли могут выступать листы нетолстого картона. Это поможет лучше организовать пространство внутри. Такое решение целесообразно использовать, когда вещей не очень много и сумка заполнена на слишком плотно. В противном случае разделители будут только мешать.

• Лучше проверить чемодан перед отъездом. Это не значит, что из него надо извлекать все вещи. Достаточно открыть его и осмотреть беглым взглядом, освежив в памяти содержимое. В большинстве случаев это помогает вспомнить, забыт какой-либо предмет или нет.

• Не стоит забывать про карманы сумки. В них тоже можно разместить много вещей. Это особенно актуально, если багажа много. Но что-то ценное в карманы класть не рекомендуется — есть риск кражи или утери. Также не следует ими пользоваться, если на них отсутствуют надежные застежки (в идеале — молния).

• Лучше держать ценности при себе. Это касается не только денег, но и других дорогих предметов, например драгоценностей, девайсов. Если положить такие вещи вместе с остальными, то есть риск лишиться их. Особенно если их будут перевозить отдельно, в багажном отделении.

• Перед сборами стоит проверить прочность чемодана. Для этого необходимо потянуть его или поместить в него что-то тяжелое и поднять. Проверка очень желательна, ведь будет неприятно, если багаж порвется при переноске. И хорошо, если это произойдет в руках командированного, а не в багажном отделении.

• Не надо брать с собой слишком хрупкие вещи. Например, стеклянные флакончики с духами. Если все же решено взять что-то подобное, предмет стоит надежно защитить от нежелательных повреждений. Есть несколько способов сделать это, самый просто — обернуть в пупырчатую пленку, которую можно купить в хозяйственном магазине.

Совет для женщин — использовать косметику в уменьшенных упаковках (так называемые travel-миниатюры). Она занимает гораздо меньше места и поможет сэкономить много пространства в багаже.

Если поездки в командировки или путешествия частые, стоит обзавестись вакуумным устройством для упаковки. Стоит оно недорого — от ₽1000–1500. Зато польза от такой техники огромная — она выкачивает воздух из пакетов с вещами. Это помогает лучше сохранить продукты питания, а также упаковать другие предметы. Например, если поместить в плотный вакуумный пакет документы, их будет не только невозможно намочить, но и сложно порвать.

Перед выездом нужно проверить багаж на вес — он должен быть комфортным. Чтобы сумка не оказалась слишком тяжелой, не следует брать лишнее. Если все-таки вес велик и переносить чемодан неудобно, лучше что-нибудь выложить. Отказываться нужно от предмета, который не пригодится совсем или будет наименее востребован во время поездки.